Regulamin świadczenia usług psychoterapeutycznych i psychologicznych

 i Polityka Prywatności

Niniejszy regulamin określa zasady i warunki świadczenia usług psychoterapeutycznych, porad psychologicznych oraz innych usług konsultacyjnych przez Sensum Ośrodek Psychoterapii i Rozwoju w tym zasady organizacji wizyt, płatności, odwoływania terminów, ochrony danych osobowych, wydawania dokumentacji, opinii i zaświadczeń oraz postępowania reklamacyjnego. Regulamin ma zastosowanie do usług świadczonych stacjonarnie oraz z wykorzystaniem łącza elektronicznego (wizyty online).

1. Definicje

1. Usługodawca – SENSUM OŚRODEK PSYCHOTERAPII SP. Z O.O. z siedzibą w Warszawie, ul. Niecała 6 lok. 1, 00-098 Warszawa, KRS 0001153623, NIP 5253033860, REGON 540840549. Dane kontaktowe: gabinet@pomoc-psycholog.pl, tel. +48 506-666-777.
2. Klient – osoba fizyczna korzystająca lub zamierzająca korzystać z usług Usługodawcy.
3. Świadczenia – usługi psychoterapeutyczne (indywidualne, par i rodzin), porady psychologiczne oraz inne usługi konsultacyjne oferowane przez Usługodawcę.
4. Sesja/Wizyta – pojedyncze świadczenie realizowane na rzecz Klienta.
5. Cennik – aktualny cennik świadczeń udostępniany przez Usługodawcę w placówce i/lub na stronie internetowej.
6. Opłata za gotowość – opłata wynikająca z zasad współpracy między Klientem a Usługodawcą, stosowana wyłącznie w odniesieniu do:
   a) świadczeń psychoterapeutycznych – wówczas, gdy terapeuta zawarł z Klientem indywidualny kontrakt na opłatę za gotowość,
7. Wizyta online – sesja realizowana z wykorzystaniem narzędzi komunikacji na odległość.
8. Rejestracja – umówienie wizyty możliwe różnymi kanałami: online, telefonicznie, mailowo lub osobiście. Regulamin dotyczy świadczeń niezależnie od kanału rezerwacji.
9. Dzień roboczy – dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.

• 2. Postanowienia ogólne

1. Usługodawca świadczy świadczenia na rzecz Klientów indywidualnych oraz grupowych, stacjonarnie i online.
2. Warunkiem korzystania ze świadczeń jest zapoznanie się oraz akceptacja postanowień niniejszego Regulaminu.
3. Regulamin stanowi dokument ogólny. Szczegółowe zasady współpracy klinicznej i organizacyjnej mogą zostać doprecyzowane w indywidualnym kontrakcie zawieranym ze specjalistą (psychoterapeuta, psycholog lub inna osobą udzielającą świadczeń).
4. Usługodawca może kierować Klienta do innego specjalisty lub rekomendować inną formę pomocy, jeżeli wymaga tego dobro Klienta lub skuteczność procesu.

• 3. Umawianie i organizacja wizyt

1. Wizyty mogą być umawiane:
   a) za pośrednictwem strony internetowej/systemu rezerwacji,
   b) telefonicznie,
   c) mailowo,
2. Usługodawca zastrzega możliwość ograniczenia dostępności poszczególnych świadczeń w wybranych kanałach rezerwacji.
3. Standardowy czas trwania:
   a) psychoterapii indywidualnej, par i rodzin – 50 minut,
   Spóźnienie Klienta nie skutkuje wydłużeniem sesji. Spóźnienie specjalisty skutkuje odpowiednim wydłużeniem czasu spotkania.
4. W przypadku wizyt online Klienta zobowiązany jest do zapewnienia warunków umożliwiających udział w sesji (stabilne łącze, odpowiedni sprzęt oraz warunki poufności po stronie Klienta).
5. Warunkiem odbycia pierwszej wizyty jest uzupełnienie wymaganej przez Usługodawcę dokumentacji (w szczególności Karty Klienta z jego danymi do kontaktu oraz oświadczeń i zgód, w tym dotyczących przetwarzania danych osobowych – RODO). W przypadku wizyt stacjonarnych dokumentacja uzupełniana jest na 1-szym spotkaniu, a w przypadku wizyt online – przesyłana elektronicznie i przekazywana Usługodawcy przed rozpoczęciem pierwszej wizyty. Brak kompletnej dokumentacji może skutkować brakiem możliwości realizacji wizyty w zaplanowanym terminie.

• 4. Zasady płatności

1. Usługi są odpłatne zgodnie z aktualnym Cennikiem.
2. O zmianie wysokości opłat Klient powinien zostać powiadomiony z odpowiednim wyprzedzeniem, co do zasady co najmniej miesięcznym, chyba że przepisy prawa lub okoliczności organizacyjne uzasadniają krótszy termin.
3. Warunkiem uczestniczenia w sesji (stacjonarnej i online) jest dokonanie płatności z góry, tj. przed sesją, chyba że specjalista uzgodni z Klientem odroczenie płatności. Brak płatności z góry oznacza, że do umowy o świadczenie usługi nie dochodzi.
4. Dostępne formy płatności obejmują w szczególności: gotówkę, kartę, przelew bankowy oraz płatności online (np.  Przelewy24) – zgodnie z zasadami organizacyjnymi Usługodawcy.
5. Płatność gotówką lub kartą powinna zostać dokonana bezpośrednio przed sesją stacjonarną.
6. Płatność przelewem powinna zostać dokonana odpowiednio wcześniej, tak aby środki zostały odnotowane w systemie Usługodawcy 24 godziny przed wizytą.
7. Linki do płatności online (np. Przelewy24) są wysyłane na mail Klienta i ważne są przez 1 godzinę od momentu rezerwacji terminu. Klient ma również możliwość opłaty od razu z poziomu strony rezerwacji online.
8. W przypadku wizyt online oraz wizyt pierwszorazowych lub konsultacyjnych (zarówno stacjonarnych, jak i online), płatność powinna zostać dokonana najpóźniej do godziny 20:00 dnia poprzedzającego wizytę; jeżeli dzień ten nie jest dniem roboczym – do godziny 20:00 ostatniego dnia roboczego poprzedzającego wizytę, chyba że specjalista postanowi inaczej.
9. W przypadku Klientów, u których w przeszłości powtarzały się opóźnienia w regulowaniu należności, brak płatności za odbyte wizyty lub niestawiennictwo bez odwołania, Usługodawca może wprowadzić obowiązek przedpłaty w terminie, o którym mowa w §4 ust. 8, jako warunek umówienia i odbycia kolejnych wizyt (stacjonarnych i online). Klient jest o tym informowany przed umówieniem wizyty. Brak przedpłaty skutkuje odwołaniem terminu.
10. W przypadku nieodnotowania płatności za wizytę online do godziny 20:00 w terminie, o którym mowa w ust. 8, wizyta może zostać automatycznie odwołana, a Klient zostanie o tym poinformowany drogą mailową lub SMS. Klient może w takim przypadku ponownie umówić wizytę na dostępny termin.
11. W sytuacji obiektywnie uzasadnionych trudności finansowych Klienta specjalista może uzgodnić czasowe obniżenie opłaty lub odroczenie płatności.
12. W przypadku zaległości płatniczych nieuzgodnionych ze specjalistą, spotkania mogą zostać zawieszone do czasu uregulowania należności. Klient zostanie poinformowany o zaległości przed zawieszeniem spotkań.

• 5. Odwoływanie i zmiana terminu wizyty terapeutycznej/ psychologicznej oraz opłata za gotowość

1. Klient, który nie może uczestniczyć w wizycie, powinien ją odwołać lub zmienić termin najpóźniej 24 godziny przed umówionym terminem, o ile indywidualny kontrakt nie stanowi inaczej. Brak odwołania jest równoznaczny z rezygnacją z wizyty z naruszeniem zasad współpracy.
2. Odwołania można dokonać telefonicznie lub mailowo:

– w przypadku PIERWSZEGO spotkania- do sekretariatu: 506-666-777 lub mail: gabinet@pomoc-psycholog.pl;

– w przypadku kolejnych spotkań – bezpośrednio do terapeuty telefonicznie lub mailowo.

1. Jeżeli Klient nie odwoła wizyty w wymaganym terminie lub nie stawi się na nią:
   a) w przypadku świadczeń psychoterapeutycznych, jeżeli terapeuta stosuje opłatę za gotowość i zawarto w tym zakresie indywidualny kontrakt – Klient jest zobowiązany do uiszczenia opłaty za gotowość zgodnie z ustaleniami kontraktowymi,
2. W przypadku wizyty pierwszorazowej oraz wizyt realizowanych w ramach konsultacji wstępnych przed rozpoczęciem psychoterapii dziecka/osoby niepełnoletniej, dokonana płatność nie podlega zwrotowi, jeżeli wizyta nie zostanie odwołana co najmniej 24 godziny przed umówionym terminem, niezależnie od tego, czy jest to wizyta stacjonarna, czy online. Płatność stanowi rezerwację terminu i wiąże się z blokadą czasu specjalisty
3. Opłata za gotowość ma charakter:
   a) kontraktowy – w odniesieniu do świadczeń psychoterapeutycznych i jest stosowana wyłącznie wówczas, gdy terapeuta zawarł z Klientem indywidualny kontrakt na opłatę za gotowość,
   b) stałej zasady współpracy – w odniesieniu do wizyt realizowanych w ramach konsultacji wstępnych przed rozpoczęciem psychoterapii dziecka/osoby niepełnoletniej, jako element organizacji tych wizyt, o którym Klient jest informowany przy umawianiu wizyt, chyba że dany specjalista postanowi inaczej i zrezygnuje z tej zasady.
4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach terapeuta może odstąpić od naliczenia opłaty za gotowość.

• 6. Zasady świadczeń wobec osób niepełnoletnich

1. W przypadku świadczeń udzielanych osobom niepełnoletnim kontrakt podpisuje rodzic/opiekun prawny, o ile przepisy prawa nie stanowią inaczej.
2. Sesje z dzieckiem lub nastolatkiem mają charakter poufny. Osoba małoletnia decyduje, czy i w jakim zakresie informuje rodzica o treści procesu, z zastrzeżeniem sytuacji zagrożenia zdrowia lub życia albo podejrzenia przestępstwa wobec dziecka.
3. Rodzic/opiekun może poprosić o konsultację rodzicielską w trakcie terapii dziecka lub po jej zakończeniu – z poszanowaniem dobra małoletniego i zasad poufności.
4. Dzieci i młodzież przebywające na terenie Ośrodka, bez pisemnej zgody rodzica/opiekuna prawnego na samodzielny powrót do domu, pozostają pod stałą opieką rodzica/opiekuna prawnego przed i po wizycie. Rodzic/opiekun ponosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo dziecka oraz korzystanie przez nie z wyposażenia Ośrodka, w tym sprzętu kuchennego.

• 7. Tajemnica zawodowa i bezpieczeństwo

1. Specjalistów obowiązuje tajemnica zawodowa. Ujawnienie informacji jest możliwe wyłącznie w granicach prawa, w sytuacjach zagrożenia życia i zdrowia Klienta lub innych osób oraz w ramach niezbędnych konsultacji specjalistycznych i superwizji – przy ograniczeniu ujawnianych danych do minimum koniecznego.
2. W przypadkach ostrego zagrożenia specjalista może podjąć działania zmierzające do zapewnienia bezpieczeństwa Klienta, w tym rekomendować pilną konsultację psychiatryczną lub inne działania pomocowe zgodne z prawem i standardami zawodowymi.
3. Specjalista ma prawo odmówić realizacji sesji, jeśli istnieje uzasadnione podejrzenie, że Klient znajduje się pod wpływem substancji zmieniających świadomość.

• 8. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące sposobu organizacji świadczeń lub funkcjonowania kanałów rezerwacji można zgłaszać drogą elektroniczną na adres sekretariatu: gabinet@pomoc-psycholog.pl
2. Reklamacja powinna zawierać dane Klienta, opis zastrzeżeń oraz żądania.
3. Reklamacje rozpatrywane są w terminie 14 dni od daty zgłoszenia, a Klienta zostanie poinformowany o rozstrzygnięciu drogą mailową.

• 9. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych Klienta jest Usługodawca. Dane są przetwarzane w celu organizacji i realizacji świadczeń, kontaktu z Klientem oraz obsługi reklamacji.
2. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji świadczeń.
3. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz praw Klienta znajdują się w Polityce Prywatności Usługodawcy, dostępnej na stronie internetowej Ośrodka pod adresem: https://sensum.waw.pl/index.php/polityka-prywatnosci/.

• 10. Dokumentacja terapeutyczna, zaświadczenia i faktury

1. Klient ma prawo do uzyskania:
   a) krótkich zaświadczeń o korzystaniu z pomocy w Ośrodku (np. potwierdzenie udziału w terapii/wizycie),
   c) podsumowania procesu terapeutycznego,
   d) zaleceń/zaświadczeń do szkoły lub innych instytucji – w zakresie pozostającym w kompetencjach specjalisty.
2. Powyższe dokumenty sporządzane są na prośbę Klienta lub – w przypadku osoby niepełnoletniej – jej rodzica/opiekuna prawnego, zgłaszaną bezpośrednio do swojego terapeuty lub przesyłanego drogą elektroniczną na życzenie Klienta.
3. Pierwsza kopia dokumentacji oraz krótkie zaświadczenia (np. potwierdzenie uczestnictwa w terapii, zaświadczenie dla pracodawcy lub uczelni o pozostawaniu w kontakcie terapeutycznym) są wydawane nieodpłatnie.
4. Druga i każda kolejna kopia dokumentacji jest odpłatna. Opłata wynosi 1 zł za każdą rozpoczętą stronę kopii dokumentacji.
5. Na życzenie Klienta za odpłatne świadczenia może zostać wystawiona faktura. Faktury wystawiane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. W celu prawidłowego wystawienia faktury Klient powinien zgłosić taką potrzebę najpóźniej przy dokonaniu płatności albo w terminach wynikających z tych przepisów.

• 11. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
2. Usługodawca zastrzega możliwość zmiany Regulaminu w przypadku zmiany przepisów, cennika lub organizacji świadczeń. Informacja o zmianach zostanie udostępniona w sposób umożliwiający Klientom zapoznanie się z nimi z odpowiednim wyprzedzeniem.
3. Ewentualne spory będą rozstrzygane polubownie, a w przypadku braku porozumienia – przez sąd właściwy zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami.
4. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia: 10.06.2026 r.